Информационно справочная документация образцы

Информационно справочная документация образцы

Информационно-справочные документы оформление

Она содержит следующие реквизиты:

    наименование структурного подразделения (08); название вида документа (10); дата документа (11); регистрационный индекс документа (12); адресат (16); заголовок к тексту (19); текст документа (21); подпись (23).

Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия. Приведем пример составления докладной записки.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О проверке состояния бухучета в филиале № 1 По вашему распоряжению была проведена проверка состояния бухгалтерского учета в филиале № 1. В результате проверки установлено следующее: Приходные и расходные документы сдаются в бухгалтерию с опозданием. При проверке фактического наличия материала у кладовщика Попова И.

Информационно-справочная документация

Составляется и оформляется также как и заключение. Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Список – документ, содержащий перечень лиц, предметов и объектов в определенном порядке.

Составляется для информирования или регистрации в табличной форме на листах стандартных форматов.

Подписывается составителем и руководителем организации (подразделения).

Протокол составляется окончательно секретарем не позднее следующего за заседанием дня, проверяется председателем заседания (или руководителем). Датой протокола является дата протоколируемого события; если оно длилось несколько дней, даты начала и окончания проставляют через тире. Отдельные виды протоколов – заседаний технических, экспертных советов, комиссий, испытаний и т.п.

Информационно-справочные документы – особенности оформления, классификация и примеры

Классификация и унификация сферы деловых бумаг приобрела четкие контуры.

В первом приближении, спустя долгие десятилетия развития информационных технологий, принято считать, что информацию можно представить только двумя осязаемыми формами, которые можно использовать в практической деятельности людей: Последняя форма не так давно получила юридическое значение благодаря наработанным технологиям по электронной подписи и инструментам криптозащиты.

Рекомендуем прочесть:  Инн по фамилии без паспорта

В третьем приближении информационно-справочные документы могут быть представлены в письменном или электронном виде. Последний вариант, на самом деле, — это файлы и папки. По сути, всякий документ имеет авторство, причину появления, время создания и адресата.

Самое важное в любом документе:

  1. или найти в архиве;
  2. его реально можно вспомнить;
  3. или интуитивно о нем догадаться;
  4. или обнаружить в памяти создателей, потребителей, изготовителей.

Когда файл создается, автор знает, «зачем, почему, для какой цели».

Информационно-справочные документы

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Деловой стиль текста
  • Форматы бумаги и размеры полей

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов: используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Информационно-справочные документы

Если докладная записка представляется руководителю организации, то она подписывается руководителем подразделения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА В. Л. Горюнову о командировании специалистов В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием рекламной кампании на 2011 — 2012 гг.

прошу Вас командировать менеджера по продажам Васильева В. Р. в г. Самару для участия в семинаре на базе ООО «Перман». Начальник отдела С. Ю. Колоколов Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания, во второй делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

Информационно-справочная документация

Написание работником заявления об увольнении или принятие решения об увольнении руководством.

Если по собственному, то в нем рекомендуется раскрывать причину увольнения и место предполагаемой работы.

2) Прием службой безопасности от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, материалов и носителей информации, их проверка и оформления описи или акта приема. 3) Проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с целью напоминания, об обязательстве сохранения тайны. 4) Подписанный акт о неразглашении.

Рекомендуем прочесть:  Угон кредитной машины без каско

5) Документальное оформление увольнения.

Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

информационные; б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

6) Прием от работника пропуска, выдачи трудовой книжки, зарплаты.
  • изложение фактов, послуживших причиной её составления;
  • выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

  • текст;
  • дата, номер;
  • наименование вида документа — докладная записка;
  • приложения;
  • подпись.
  • заголовок;
  • адресат;
  • наименование структурного подразделения(если есть);

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

  • подпись.

  • текст;
  • наименование вида документа — докладная записка;
  • адресат;
  • приложения;
  • заголовок;
  • место издания;
  • наименование структурного подразделения (если есть);
  • название организации;
  • наименование министерства или ведомства;
  • дата, номер;

Информационно-справочные документы

Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д. Рис. 5.7. Образец оформления внутренней докладной записки. Рис. 5.8. Образец оформления внешней докладной записки. Объяснительная записка – это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаше всего случаи нарушения трудовой дисциплины).

Как и внутренние докладные записки, объяснительные записки могут оформляться рукописным образом на стандартном листе бумаги.

Такие записки оформляются так же, как и внутренняя докладная записка.

Рис. 5.9. Образец оформления объяснительной записки.

Информационно-справочные документы

Все эти служебные бумаги способны инициировать управленческие решения, выработать оптимальный способ управленческого взаимодействия Перечень информационно-справочных документов в современном делопроизводстве очень велик и продолжает пополняться новыми видами. Их появление объясняется изменениями нормативно-правовой базы, а также развитием технологий делопроизводства.

Виды информационно-справочных документов Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений во время совещаний, на собраниях, конференциях и заседаниях.