Как правильно оформить личное дело сотрудника бесплатно

Как правильно оформить личное дело сотрудника бесплатно

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся: Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

  1. заявление работника об увольнении;
  2. копия приказа об увольнении.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются: Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Все личные дела регистрируются в журнале учета.

Вы здесь

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью. Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей.

Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства.

Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т.
д.). В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.

Рекомендуем прочесть:  Разобраться с налоговой куда позвонить

Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников ?

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации).

Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции .

Как правило, в личное дело включаются следующие документы: Пример оформления личного дела сотрудника Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н.

Зайцева. Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С.

Личное дело работника — как его правильно оформить

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так: Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела? Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.
Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.
Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение Приказ об увольнении по форме Т-8 . В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника.

Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии.

Личные дела сотрудников: порядок формирования и работы с ними

Обратите внимание: сохранность документации находится под ответственностью служб, несущих функционирование по выполнению всех операций, связанных с архивной работой.

Делами с данным типом документации занимается служба, которая функционирует на каждом предприятии относительно крупного масштаба.

Занимается ведением таких дел квалифицированный специалист.

После рассмотрения общих понятий необходимо перейти к оперированию ими с практической точки зрения. Рассмотрим данные о составе документации и о требованиях, которые традиционно предъявлены к ее хранению.

Заводим личное дело сотрудника: образец оформления

При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.

Документы, которые должны быть в личном деле сотрудника: листы аттестации с характеристиками; списки заслуг; договоры с сотрудниками фирмы; другие документы, предусмотренные законом.

Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников. Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.

Рекомендуем прочесть:  Расчет пособия по беременности и родам в 2023 калькулятор

Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам.

Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку. Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового. Также в папке сотрудника должны быть: Фото 1.

Оформление личного дела сотрудника: особенности, образец

  1. помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.
  2. Наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках
  1. Сроки передачи в архив.
  2. Состав.
  3. Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ.
  4. Режим хранения.
  5. Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет.
  6. Порядок их формирования и ведения.

Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы: В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д. Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

Как правильно вести личное дело сотрудника?

Что собой представляет личное дело сотрудника, чем регламентируется его оформление и ведение?

Какие документы обязательно хранятся в рабочем «досье», нужно ли заводить его на всех сотрудников предприятия? Для чего нужно личное дело – чтобы в распоряжении кадровой службы всегда находилась необходимая информация о сотруднике.

В такое своего рода «досье» собраны документы, которые содержат персональные данные, учет трудовой деятельности, начиная с приема на работу, перемещений, награждений, взысканий вплоть до увольнения с работы. Личными делами персонала занимается кадровая служба, а в небольших организациях назначают сотрудника, ответственного за такого рода документацию.

Обычно личное дело заводят на каждого работника, ведь это удобно – иметь единый источник сведений о человеке.