Зачем нужен протокол заседания

Зачем нужен протокол заседания

Зачем нужен протокол заседания

  1. Отметки на документе
  2. Подпись
  3. Должностная инструкция
  4. Инструкция по делопроизводству
  5. Печать
  6. История делопроизводства
  7. Адресат и адресование документа
  8. Согласование документа

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания: Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

  1. либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
  2. либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
  3. а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.

Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г.

№ 536)

Как правильно оформить протокол совещания?

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

  1. Место (населенный пункт), где проводится совещание.
  2. Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
  3. Дата и номер регистрации протокола.
  4. Вопросы (повестка дня).
  5. Заголовок.
  6. Основная часть.
  7. Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание.

Например: «Протокол производственного совещания».

7 составляющих результативного протокола совещания

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания.
Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата. Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование Все по-разному понимают итоги встречи Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах Необязательность выполнения принятых на совещании решений Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок Несоблюдение или отсутствие повестки совещания Следование визуальной повестке совещания Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов.

Как организовать совещание и вести протокол

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников.

Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

Совет 1: Как писать протокол совещания

1.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц. • Не тратьте время на изобличение виновных.

«шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания; 2.

«Вопрос: Если будет принято решение о реорганизации предприятия, будут ли уволены сотрудники?

списков присутствующих и не присутствующих лиц; 3. краткое содержание принятых решений — с указанием инициаторов этих решений.

Образцы протоколов совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним.

Ответ: Нет» (фамилии не нужно указывать) В раздел «постановили» записываются и результаты голосования. Либо «Единогласно», либо «за» — 10, «против» — 4, «воздержались» — 3.

Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.

Рекомендуем прочесть:  Составить завещание цена 2020

Специалистами выделяется несколько типов совещаний: Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить. Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах: Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.

При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно. Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ.

В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.

Обычная форма образца протокола совещания состоит из: Данное

Подготовка совещаний и оформление протокола

  1. Санкина Л.В. | к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

  1. и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).
  2. и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т.

Протокол совещания

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

Обычно в документе отражаются такие сведения: В наиболее простом случае бланк выглядит так.