Зачем нужен протокол заседания
Оглавление:
- Зачем нужен протокол заседания
- Оформление протокола заседания
- Как правильно оформить протокол совещания?
- 7 составляющих результативного протокола совещания
- Как организовать совещание и вести протокол
- Совет 1: Как писать протокол совещания
- Образцы протоколов совещаний
- Подготовка совещаний и оформление протокола
- Протокол совещания
Зачем нужен протокол заседания
- Отметки на документе
- Подпись
- Должностная инструкция
- Инструкция по делопроизводству
- Печать
- История делопроизводства
- Адресат и адресование документа
- Согласование документа
Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Оформление протокола заседания
Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления протокола заседания / собрания: Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:
- либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
- либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
- а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».
Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.
Тогда его формулировку и нужно зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г.
№ 536)
Как правильно оформить протокол совещания?
Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):
- Место (населенный пункт), где проводится совещание.
- Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
- Дата и номер регистрации протокола.
- Вопросы (повестка дня).
- Заголовок.
- Основная часть.
- Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.
Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание.
Например: «Протокол производственного совещания».
7 составляющих результативного протокола совещания
В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.
На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов.
Как организовать совещание и вести протокол
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников.
Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
Совет 1: Как писать протокол совещания

1.
«шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания; 2.


«Вопрос: Если будет принято решение о реорганизации предприятия, будут ли уволены сотрудники?
Образцы протоколов совещаний
Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним.
Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.
Специалистами выделяется несколько типов совещаний: Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить. Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах: Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.
При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно. Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ.
В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.
Обычная форма образца протокола совещания состоит из: Данное
Подготовка совещаний и оформление протокола
- Санкина Л.В. | к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета
В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:
- и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).
- и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т.
Протокол совещания
По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.
По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:
- Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
- Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
- Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.
Обычно в документе отражаются такие сведения: В наиболее простом случае бланк выглядит так.