Зачем нужен протокол заседания

Зачем нужен протокол заседания

1. Отметки на документе
2. Подпись
3. Должностная инструкция
   
4. Инструкция по делопроизводству
   
5. Печать
6. История делопроизводства
   
7. Адресат и адресование документа
   
8. Согласование документа
   

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания: Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

1. либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
2. либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
3. а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.

Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г.

№ 536)

Как правильно оформить протокол совещания?

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

1. Место (населенный пункт), где проводится совещание.
2. Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
3. Дата и номер регистрации протокола.
4. Вопросы (повестка дня).
5. Заголовок.
6. Основная часть.
7. Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание.

Например: «Протокол производственного совещания».

7 составляющих результативного протокола совещания

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов.

Как организовать совещание и вести протокол

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников.

Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке. а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

Совет 1: Как писать протокол совещания

1.

«шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания; 2.

«Вопрос: Если будет принято решение о реорганизации предприятия, будут ли уволены сотрудники?

Образцы протоколов совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним.

Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.

Специалистами выделяется несколько типов совещаний: Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить. Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах: Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.

При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно. Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ.

В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.

Обычная форма образца протокола совещания состоит из: Данное

Подготовка совещаний и оформление протокола

1. Санкина Л.В. | к.и.н., доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

1. и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).
2. и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т.

Протокол совещания

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

• Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
• Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
• Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

Обычно в документе отражаются такие сведения: В наиболее простом случае бланк выглядит так.